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Como determinar o custo de manutenção

By 2 de janeiro de 2020 No Comments

Um dos indicadores de performance, ou KPI, mais importantes é o de custo de manutenção. Posso te afirmar isso pois sem verba não é possível manter o setor em funcionamento ou ainda podemos ter sérios problemas caso a mesma verba seja utilizada de maneira errada.

Muitas pessoas possuem dúvidas sobre a maneira de controlar o custo de manutenção. Mas uma coisa eu posso te afirmar: não existe uma metodologia certa de fazer isso. Depende muito do tamanho da empresa, como é o fornecimento de verba para o setor, qual é o segmento da companhia, dentre várias outras variáveis.

Mas fique tranquilo, irei indicar para você uma maneira que utilizo e acredito ser a ideal. Ao mesmo tempo irei fazer um comparativo sobre como essa análise é feita em pequenas/médias e grandes empresas.

No final irei fornecer duas dicas que facilitarão, e muito, seu controle. Vamos juntos?

OPEX x CAPEX

Este tema já foi abordado no artigo Qual A Diferença Entre Custo e Investimento na Manutenção? As pequenas empresas normalmente não possuem distinção entre um em outro.

Basicamente CAPEX são os custos referentes a investimentos. Um novo equipamento, um retrofit, uma adequação à NR12 por exemplo, dentre outros.

Já o OPEX é o custo relacionado à rotina. mão-de-obra, serviços e materiais das manutenções preventivasmanutenções corretivas, manutenções preditivas e inspeções sensitivas.

Como foi abordada a diferença no outro artigo, iremos aqui detalhar o que diz respeito ao custo operacional, ou OPEX.

OPEX

Custo de mão-de-obra

Custo de mão-de-obra é todo aquele relacionado à gasto com o pessoal. Inclui-se:

  • Salário
  • Treinamentos
  • EPI’s
  • Horas Extras
  • Rescisões contratuais

Em algumas empresas a parte de treinamento pode ser responsabilidade do Recursos Humanos e os EPI’s do setor de Segurança do Trabalho, por exemplo. Mas estes itens não influenciam tanto no controle, uma vez que pode ser previsível e bem controlado. Existe um item nesta lista que sim, deve ser acompanhado de perto pois é variável e pode fazer com que você não atinja a sua meta. As horas extras!

Muitas empresas utilizam das horas extras dos funcionários como uma alternativa para resolver um problema, muitas vezes crônico, que é o alto índice de manutenção corretiva consequência de um sistema de gestão de manutenção ineficiente.

Por não haver solução momentânea para esta situação, passa-se a ser recorrente a permanência do colaborador para além do horário previsto. Quem nunca fez o cálculo de qual o horário máximo de permanência para que não extrapolasse as 11 horas de descanso entre jornadas de trabalho exigido pela CLT (Consolidação das Leis trabalhistas)?

“Posso ficar somente até 20h hoje. Se não fizer isso amanhã não posso chegar às 7h!”

Se pudesse te dar um conselho seria: controle suas horas extras! Tenha na ponta do lápis o valor delas e quantas estão sendo feitas. E não espere o final do mês para analisar. Até lá o caldo já pode ter entornado…

Serviços

É caracterizado como serviço atividades como contratação de mão-de-obra para execução reparos de usinagem, instalação de andaime, manutenção preditiva, dentre outros.

Este grupo ainda pode ser segmentado em 2:

Serviços Externos

Aquele realizado fora da companhia. Podem ser eles: análise de óleo, a análise de vibração, serviço de reparo de cilindros, peças, dentre outros.

Serviços Internos

Serviços realizados dentro da companhia. Podem ser eles: instalação de um andaime, usinagem de campo, análise topográfica, contratação de mão-de-obra para realização de uma grande parada, dentre outros.

Materiais

É considerado como material todo componente de reposição dos equipamentos, de escritório ou de auxílio às atividades de execução. Podendo ser eles:

  • Rolamentos
  • Buchas
  • Cabos elétricos
  • Plugs
  • Pano para limpeza
  • Óleos lubrificantes
  • Dentre outros

Muitas vezes o “gargalo” dos materiais está no prazo entre a solicitação, cotação e o material de fato estar disponível na planta para utilização. Para isso existe um artifício utilizado normalmente por grandes empresas, aplicado também à área de serviços, que pode otimizar o tempo necessário para este processo.

É o contrato!

Contratos

Muitas empresas fazem cotação de materiais e serviços com alguns fornecedores e fecham contratos que podem ser por período de tempo (mensal, semestral, anual, por exemplo) ou unidade solicitada (Hxh, metros, unidades, Kg, dentre outros).

Vou te dar um exemplo simples: uma empresa tem contrato fixo com um fornecedor de parafusos. Com isso você não precisa de  pelo menos 3 cotações pra comprar de alguém. Basta gerar um pedido para a empresa que já ganhou o leilão no passado. Este contrato pode durar um ano, por exemplo, ou ainda uma quantidade específica do produto. Este mesmo acordo pode ser feito para horas de usinagem, mão-de-obra, contratação de topografia, ensaios não destrutivos, dentre outras situações.

Qual é uma das vantagens de trabalhar com contratos? Existe mais uma além da agilidade na aquisição. E vou te falar a seguir.

Tendências

Existem algumas tendências de mercado que vem surgindo a partir de soluções inovadoras. No meio das mais variadas existentes, quero destacar duas para você.

Trabalhar sem estoque

Estoque é dinheiro parado. Por mais que o material solicitado pela manutenção somente passe a fazer parte do seu custo quando o mesmo é retirado do almoxarifado, a empresa já investiu uma quantia para deixá-lo à disposição de sua equipe. Este dinheiro poderia estar sendo utilizado para outras finalidades.

Com isso companhias têm preferido fazer contratos com fornecedores com objetivo de manter o estoque externamente. Não no seu almoxarifado. Já existem também empresas contratadas que possuem uma filial dentro da contratante. Facilitando ainda mais este quesito.

Impressora 3D

Hoje muito se pode fazer com a impressora 3D. Já é uma realidade em alguns segmentos onde a empresa possui este equipamento internamente e no momento em que determinada peça é requerida a máquina a confecciona prontamente.

Imagina você não ter estoque e gastar pouco tempo para produzir sua própria peça? Já é realidade!

O segredo do controle de custo

Existem 2 ações que se bem-feitas deixarão o seu custo mais controlado:

  1. Controlá-lo no PCM (Planejamento e Controle de Manutenção)
  2. Fazer o controle semanal do mesmo

O custo de mão-de-obra varia pouco, desde que as horas extras sejam controladas. O que pode variar mais é o de serviços e materiais. Estas atividades precisam passar pelo planejador de manutenção no momento de prover recursos para execução de uma ordem de serviço. Com isso, você tendo o controle no planejamento é meio caminho será andado.

Meça-o e analise-o toda semana. Faça pequenas reuniões semanais para identificar as notas fiscais que serão lançadas, os serviços e materiais retirados do almoxarifado que certamente você não falhará no resultado final do mês. Verificar somente no último dia que a meta não será batida não ajudará você a tomar uma decisão hábil com o objetivo de contornar algum imprevisto.

Com a análise acima, tenho certeza que a dor de cabeça de muitos não será pra você. Concorda?

Igor Silveira

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